Christian Barbosa, especialista em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e considerado “Senhor do Tempo”, pela Revista Você S/A e Zero Hora, em sua palestra no 1º Seminário Norte Mineiro de Gestão de Projetos, expos algumas dicas de como organizar melhor o seu tempo e programar o seu cérebro para realizar todas as tarefas do cotidiano e ainda gastar um tempinho fazendo aquilo que nos dá prazer. Suas teorias são baseadas em diversos estudos já realizados e são aplicáveis tanto na vida pessoal, profissional quanto na gestão de projetos, uma vez que o tempo é um fator muito importante nessa área.

De acordo com Christian, a correria em que se encontram as pessoas ultimamente é fruto do mau gerenciamento do tempo e do desejo de se realizarem profissionalmente em um período curto, o que levam essas a trabalharem ininterruptamente, abdicando-se do lazer dentre outras coisas. Essa correria pode ter origem de duas formas, ambas decorrentes do mau gerenciamento do tempo: as pessoas quererem realizar atividades que demandam uma maior quantidade de horas que o disponível no dia, realizando várias tarefas ao mesmo tempo, o que não funciona, o ideal é realizar uma coisa de cada vez. Ou, por não planejar corretamente suas atividades, condicionam seu cérebro a fazer somente aquilo que é urgente, ouve vozes o tempo todo se lembrando das coisas que tem para fazer, não se concentra, está sempre atrasado com suas entregas e acaba por apenas “apagar incêndios”.

 

Selecione o que é importante, urgente e circunstancial

 

É possível condicionar o seu cérebro a organizar o tempo, e o primeiro passo é a identidade que constitui em selecionar suas atividades entre o que é importante, o que é urgente e o que é circunstancial. Lembrando que o urgente não é o mesmo que o importante, porém, pode ser algo que um dia foi importante e por não ter sido realizado tornou-se urgente. O circunstancial é aquilo que pode ser deixado para um outro momento. O principal objetivo da identidade é identificar o que realmente é importante para você, mesmo que seja algo inútil ou desnecessário aos olhos da maioria, você tem que ter tempo para realizar tudo, inclusive as coisas que gosta, ainda que isso não lhe traga nenhum benefício explícito.

 

Estabeleça metas executáveis dentro do tempo disponível

 

O segundo passo é estabelecer metas executáveis e planejá-las de forma que se gaste o menos horas possíveis. Uma dica importante é realizar apenas uma tarefa por vez, o ser humano não é multitarefa, não consegue realizar várias coisas de uma vez com qualidade, portanto, ao começar uma atividade encerre-a e somente após encerrada inicie uma outra. Anote tudo o que tem pra fazer, dessa forma terá mais confiança de que não irá esquecer e não perderá a concentração “ouvindo vozes” que te lembram o tempo todo das próximas atividades.

 

Organize sua rotina

 

O terceiro passo é a organização. Organize sua rotina, procure realizar primeiro aquelas atividades que você não gosta de fazer, pois certamente se deixa-las para o final do dia, além de não gostar do que está fazendo poderá estar demasiadamente cansado, isso tem um grande impacto na produtividade. Ao contrário, parece que nunca estamos cansados para fazer algo que nos agrada.

Por fim, a execução é a convergência de todos os passos, execute suas atividades conforme o planejado, seguindo essas dicas e com o tempo perceberá que poucas coisas se tornarão urgentes, você terá tempo para fazer tudo aquilo que precisa e deseja de maneira saudável, aproveitando cada momento.